บันทึกสัญญาเช่า

เมนูบันทึกสัญญาเช่า เป็นเมนูที่ใช้เพื่อบันทึกทำสัญญา โดยถ้าดึงใบยืนยันเสนอราคามาทำสัญญาโปรแกรมจะมองว่าเป็นการทำสัญญากับลูกค้าบริษัท แต่หากไม่ได้ดึงใบเสนอราคามาบันทึกทำสัญญาระบบก็จะมองว่าเป็นการทำสัญญากับลูกค้าทั่วไป

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกสัญญาเช่า

เมื่อเข้าโปรแกรม สัญญาเช่า ---> บันทึกสัญญาเช่า

เมื่อ Enter ที่ Keyboard หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ บันทึกสัญญาเช่า ระบบจะทำการแสดงหน้าจอ ดังรูป

ขั้นตอนการทำงานเมนูบันทึกสัญญาเช่า สามารถทำได้ดังนี้

-	เลขที่สัญญา จะแสดงเลขรันเอกสารอัตโนมัติตามที่กำหนดไว้

-	วันที่ทำสัญญา ระบบจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน แต่สามารถเปลี่ยนได้

-	เลขที่ PO ใส่เลขที่ PO (หากใส่เลขที่ PO ตั้งแต่เมนูบันทึกยืนยันเสนอราคาโปรแกรมจะแสดงอัตโนมัติ)

-	เลขที่ใบยืนยัน หากต้องการทำสัญญาแบบลูกค้าทั่วไป ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไม่ต้องดึงใบยืนยันราคามาใช้

กด Enter หรือคลิก

หลังช่องเลขที่ใบยืนยัน โปรแกรมจะแสดงหน้าค้นหาขึ้นมา

สามารถค้นหาได้จาก เลขที่ยืนยันราคา, วันที่ยืนยัน, เลขที่ PO, เลขที่ใบเสนอราคา, รหัสลูกค้า, คำนำหน้า, ชื่อลูกค้า และกลุ่มรุ่นรถ โดยใส่คำที่ต้องการค้นหาตามเงื่อนไขที่เลือก จากนั้นกด OK

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ

-	ผู้ทำสัญญา การ Enter หรือ คลิกปุ่ม หลังช่องผู้ทำเอกสารยืนยัน โปรแกรมจะแสดงรายชื่อผู้ใช้โปรแกรมขึ้นมา

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกชื่อผู้ทำสัญญาที่ต้องการ

-	ผู้เช่า กด Enter หรือคลิก ด้านหลังช่องผู้เช่า โปรแกรมจะแสดงหน้าค้นหาข้อมูลขึ้นมา (หากเป็นกรณีที่ดึงใบบันทึกยืนยันเสนอราคามาใช้ ผู้เช่าจะแสดงตามข้อมูลในใบยืนยันเสนอราคา)

ใส่คำที่ต้องการค้นหาในช่องตามเงื่อนไขที่ต้องการ จากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลลูกค้าขึ้นมา

-	เลขที่ใบขับขี่ ใส่เลขที่ใบขับขี่ของผู้ขับขี่ คนที่1

-	ผู้ขับขี่ คนที่2 ใส่ชื่อ-นามสกุลผู้ขับขี่คนที่2 (ถ้ามี)

-	เลขที่ใบขับขี่ ใส่เลขที่ใบขับขี่ของผู้ขับขี่ คนที่2

-	บริษัท หากลูกค้าต้องการให้ออกใบกำกับภาษีในนามบริษัท ให้ทำเครื่องหมาย หน้าช่องบริษัท ชื่อและข้อมูลบริษัทจะถูกดึงมาให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้ในเมนูข้อมูลลูกค้า (แต่ถ้าลูกค้าต้องการให้ออกใบกำกับภาษีเป็นชื่อของตัวเองก็ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป)

-	สถานที่ส่งมอบ หากเป็นการส่งมอบรถนอกสถานที่ ให้ทำเครื่องหมาย ที่ช่องสถานที่ส่งมอบ แล้วพิมพ์สถานที่ใส่ในช่อง สถานที่ส่งมอบ

-	สาขาที่ส่งคืน เลือกสาขาที่ลูกค้าจะส่งรถคืน หากกำหนดสาขาที่ส่งคืนเป็นคนละแห่งกับสาขาที่ทำสัญญา ในขั้นตอนการตรวจสภาพ/รับคืนรถ จะสามารถรับรถกลับได้ทั้ง 2 สาขา คือสาขาที่ทำรายการก็ได้ หรือสาขาที่ส่งคืนก็ได้

กด Enter หรือคลิก

ด้านหลังช่องสาขาที่ส่งมอบ โปรแกรมจะแสดง Lookup สาขา

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกสาขาที่ต้องการ (หากทำการส่งคืนต่างสาขา สาขาที่ทำสัญญาจะต้องทำการรับรถกลับในเมนูบันทึกรับคืนรถที่ส่งคืนต่างสาขา รถคันนั้นถึงจะสามารถนำไปใช้งานต่อได้)

-	สถานที่ส่งคืน หากเป็นการส่งคืนรถนอกสถานที่ ให้ทำเครื่องหมาย ที่ช่องสถานที่ส่งคืน แล้วพิมพ์สถานที่ใส่ในช่อง สถานที่ส่งคืน

-	หมายเหตุ ใส่หมายเหตุระบุรายละเอียดที่ต้องการ (ถ้ามี)

-	หากเป็นการทำสัญญากับลูกค้าทั่วไประบบจะติ๊กถูกอยู่ที่ช่อง “ชำระด้วยบัตรเครดิต” แต่ถ้าเป็นการทำสัญญากับลูกค้าบริษัท ระบบจะไม่ติ๊กถูกที่ช่องนี้ ให้ข้ามขั้นตอนในส่วนของบัตรเครดิตนี้ไปเลย เนื่องจากรูปแบบของลูกค้าบริษัทจะไม่ใช้การรูดบัตรเครดิต

ประเภทบัตรเครดิต กด Enter หรือคลิก

ด้านหลังช่องประเภทบัตรเครดิต โปรแกรมจะแสดง Lookup ประเภทบัตรเครดิตขึ้นมาให้เลือก

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกประเภทบัตรเครดิตที่ต้องการ

-	ค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต จะแสดงตามประเภทบัตรเครดิตที่เลือก

-	กลุ่มรุ่น กด Enter หรือคลิก ด้านหลังช่องกลุ่มรุ่น โปรแกรมจะแสดง Lookup กลุ่มรุ่นที่ได้ทำการสร้างไว้ขึ้นมา (หากเป็นการทำสัญญารูปแบบบริษัท กลุ่มรุ่นรถจะแสดงตามเลขที่ใบยืนยันเสนอราคาที่เลือก)

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกกลุ่มรุ่นรถที่ต้องการ

สามารถกดเลือกดูว่ารถในแต่ละกลุ่มรุ่นพร้อมใช้งานอยู่กี่คันได้โดยคลิกที่ปุ่ม

หลังช่องกลุ่มรุ่น

และสามารถกดเลือกดูว่ารถในกลุ่มรุ่นนั้น ๆ มีคันไหนบ้าง โดยการกดคลิกที่ปุ่ม

หน้ารายการกลุ่มรุ่น โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลรถขึ้นมา

-	วันที่เริ่มเช่า ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันที่และเวลาปัจจุบัน สามารถเปลี่ยนแปลงได้

-	วันหมดสัญญาเช่า ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันถัดไปจากวันที่เริ่มเช่า สามารถเปลี่ยนแปลงได้

-	ระยะเวลาเช่า ระบบจำแสดงจำนวนวันและชั่วโมงที่เช่า โดยคำนวณให้อัตโนมัติจากวันเวลาที่เริ่มเช่า จนถึงวันเวลาที่หมดสัญญาเช่า

-	รายการราคา กด Enter หรือคลิกปุ่ม หลังช่องรายการราคา โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการราคาเช่าที่สร้างไว้ขึ้นมาให้เลือก

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการราคาที่ต้องการใช้

-	ค่าเช่าวันละ...บาท / ชม.ละ...บาท จะแสดงตามรายการราคาที่เลือก

-	ทะเบียน กด Enter หรือคลิกปุ่ม หลังช่องทะเบียน โปรแกรมจะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลขึ้นมา

สามารถค้นหาข้อมูลได้จาก หมายเลขเครื่อง, หมายเลขตัวถัง, เลขทะเบียน, ยี่ห้อ, รุ่น, แบบ และสี ใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาจากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการรถ ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการรถคันที่ต้องการทำสัญญา

-	ค่าเช่า...บาท/วัน, บาท/ชั่วโมง จะแสดงค่าเช่าต่อวัน และต่อชั่วโมง ตามรายการราคาเช่าที่เลือก แต่ตรงช่องนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้

-	ส่งคืนล่าช้าได้ โปรแกรมจะแสดงจำนวนชั่วโมงที่สามารถส่งคืนรถล่าช้าได้ตามรายการราคาเช่าที่เลือก สามารถเปลี่ยนแปลงได้

-	ค่าเช่ารวม โปรแกรมจะคำนวณจากราคาที่เลือกและระยะเวลาที่เช่า

-	ค่าเช่าทั้งหมด จะแสดงราคาค่าเช่าหลังหักส่วนลดแล้ว

แถบประกันและอุปกรณ์เพิ่มเติม

จะแสดงรายการประกันและอุปกรณ์ตามที่ได้สร้างไว้ในเมนู ข้อมูลรายการอุปกรณ์เพิ่มเติม ทำการตรวจสอบข้อมูลรายการให้เรียบร้อย ทำเครื่องหมาย

หน้าช่องรายการที่ต้องการ และเอาเครื่องหมาย

ออกในรายการที่ไม่ต้องการ จากนั้นกำหนดจำนวนและส่วนลดของอุปกรณ์ที่ลูกค้าต้องการเช่าให้ถูกต้องเรียบร้อย

โปรแกรมจะแสดงรายการที่ได้ทำต่อสัญญาไว้ (จะสามารถเห็นรายการได้ในภายหลังจากที่ได้ทำรายการต่อสัญญาแล้ว)

โปรแกรมจะแสดงรายการค่าปรับหรือรายการที่ต้องชำระเพิ่มเติมในกรณีที่ส่งรถคืนล่าช้า หรือเกิดความเสียหายต่อตัวรถจนต้องมีการคิดค่าเสียหาย

-	ค่าเช่าทั้งหมดหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าเช่ารถหลังจากที่หักส่วนลดออกแล้ว

-	ค่าอุปกรณ์เสริมทั้งหมดหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าเช่าหลังหักส่วนลดของอุปกรณ์ที่ลูกค้าต้องการเช่า

-	ค่าประกันอุบัติเหตุหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าประกันหลังหักส่วนลด

-	ยอดรวมทั้งสิ้น จะแสดงยอดรวมค่าเช่า ค่าอุปกรณ์เสริมและค่าประกันอุบัติเหตุ

-	ยอดเงินจองจ่ายแล้ว ใส่ยอดเงินจองที่ลูกค้าจ่ายมาก่อนแล้ว

-	ค่าเช่าที่ต้องจ่ายทั้งหมด จะแสดงยอดรวมทั้งหมดที่ลูกค้าจะต้องจ่ายในการทำสัญญานี้ (ไม่นับกรณีที่มีการต่อสัญญา หรือมีการคิดค่าใช้จ่ายส่วนต่างรับเพิ่ม)

-	สถานะ จะแสดงสถานะปัจจุบันของเลขที่บันทึกยืนยันการเช่านี้

เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด

ระบบจะบันทึกข้อมูลพร้อม Preview เอกสาร

-	กดปุ่มค้นหา หรือ กดปุ่ม F5 บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลมาให้

สามารถค้นหาได้จาก เลขที่สัญญา, วันที่ทำสัญญา, รหัสลูกค้า, คำนำหน้า, ชื่อลูกค้า, เลขที่บัตร, คำนำหน้า [INV.], ชื่อลูกค้า [INV.], กลุ่มรุ่น, เลขทะเบียน, ยี่ห้อ, รุ่น, แบบ, สี, วันที่เริ่มเช่า, วันที่สิ้นสุด, เลข P.O., เลขที่อ้างอิง, เลขที่ใบยืนยัน และสถานะ พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาตามเงื่อนไขที่เลือก จากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการใบยืนยันเสนอราคา ดังรูป

-	เลือกข้อมูลที่จะค้นหา โดยดับเบิ้ลคลิก หรือ กด Enter ข้อมูลจะขึ้นมาให้ที่หน้าจอ

- กดปุ่มแก้ไข

หรือ กดปุ่ม F3 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงหน้าตรวจสอบสิทธิ์ขึ้นมา (หากทำการส่งมอบรถให้ลูกค้าแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้)

ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งระบุหมายเหตุ การแก้ไข จากนั้นกดปุ่ม OK

- ทำการแก้ไขข้อมูล หลังจากนั้นกดปุ่มบันทึก

หรือ กดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะบันทึกข้อมูลที่แก้ไขให้ หรือ กดปุ่ม Cancel

(F6 บนคีย์บอร์ด) ถ้าไม่ต้องการแก้ไข

- กดปุ่มยกเลิก

หรือ กดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์การลบข้อมูล ดังรูป

- ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การยกเลิก จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ

- ถ้าทำการส่งมอบรถให้ลูกค้าแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกได้

- กดปุ่ม

ระบบจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์ในการพิมพ์เอกสารซ้ำ ดังรูป

- ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การพิมพ์เอกสารซ้ำ จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ