บันทึกยืนยันการเช่า

เมนูบันทึกยืนยันการเช่า เป็นเมนูที่บันทึกเพื่อให้โปรแกรมเดินหน้าทำสัญญาต่อไปโดยใช้รูปแบบของบริษัท คือดึงข้อมูลราคาแบบบริษัท และเมื่อทำสัญญาแล้วก็ต้องทำการแจ้งหนี้ วางบิล ออกใบกำกับภาษี ซึ่งไม่สามารถกำหนดบัตรเครดิตในหน้าสัญญาเพื่อทำการรูดบัตรลูกค้าได้

สามารถบันทึกได้ 2 วิธีคือ ดึงข้อมูลจากยืนยันใบเสนอราคา และคีย์รายการใหม่ที่หน้าเมนูนี้โดยไม่ดึงใบยืนยันเสนอราคา โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกยืนยันการเช่า

เมื่อเข้าโปรแกรม สัญญาเช่า ---> บันทึกยืนยันการเช่า

เมื่อ Enter ที่ Keyboard หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ บันทึกยืนยันการเช่า ระบบจะทำการแสดงหน้าจอ ดังรูป

ขั้นตอนการทำงานเมนูบันทึกยืนยันการเช่า สามารถทำได้ดังนี้

1.	ขั้นตอนการเพิ่มบันทึกยืนยันการเช่า

1.1	เลขที่ยืนยันการเช่า จะแสดงเลขรันเอกสารอัตโนมัติตามที่กำหนดไว้

1.2	วันที่ยืนยัน ระบบจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน แต่สามารถเปลี่ยนได้

1.3	เลขที่อ้างอิง ใส่เลขที่อ้างอิงที่ต้องการ

1.4	ผู้ทำเอกสารยืนยัน การ Enter หรือ คลิกปุ่ม หลังช่องผู้ทำเอกสารยืนยัน โปรแกรมจะแสดงรายชื่อผู้ใช้โปรแกรมขึ้นมา

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกชื่อผู้ทำเอกสารยืนยันที่ต้องการ

1.5 เลขที่ใบยืนยันราคา กด Enter หรือคลิก

ด้านหลังช่องเลขที่ใบยืนยันราคา โปรแกรมจะแสดงหน้าค้นหาข้อมูล (แต่หากเป็นการคีย์รายการใหม่ ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป)

สามารถค้นหาได้จาก เลขที่ใบยืนยันราคา, วันที่ยืนยันราคา, เลขที่ใบเสนอราคา, วันที่เสนอราคา, พนักงานขาย, รหัสลูกค้า, คำนำหน้า และชื่อ ใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาตามเงื่อนไขที่เลือก จากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup เลขที่ใบยืนยันราคา ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ

1.1	เลขที่ PO ใส่เลขที่ PO (หากใส่เลขที่ PO ตั้งแต่เมนูบันทึกยืนยันเสนอราคาโปรแกรมจะแสดงอัตโนมัติ

1.2	ผู้เช่า กด Enter หรือคลิก ด้านหลังช่องผู้เช่า แล้วเลือกลูกค้าที่ต้องการ (หากเป็นกรณีที่ดึงใบบันทึกยืนยันเสนอราคามาใช้ ผู้เช่าจะแสดงตามข้อมูลในใบยืนยันเสนอราคา)

1.3	ที่อยู่ จะแสดงที่อยู่ตามข้อมูลผู้เช่า

1.4	เลขที่ใบขับขี่ จะแสดงเลขที่ตามข้อมูลผู้เช่า

1.5	เลขที่บัตรประชาชน จะแสดงเลขที่ตามข้อมูลผู้เช่า

1.6	เบอร์มือถือ จะแสดงเบอร์ตามข้อมูลผู้เช่า

1.7	เบอร์โทรศัพท์ จะแสดงเบอร์ตามข้อมูลผู้เช่า

1.9	ผู้ขับขี่ คนที่1 ใส่ชื่อ-นามสกุลผู้ขับขี่คนแรก

1.10	เลขที่ใบขับขี่ ใส่เลขที่ใบขับขี่ของผู้ขับขี่ คนที่1

1.11	เบอร์มือถือ ใส่เบอร์มือถือของผู้ขับขี่คนที่1

1.12	ผู้ขับขี่ คนที่2 ใส่ชื่อ-นามสกุลผู้ขับขี่คนที่2 (ถ้ามี)

1.13	เลขที่ใบขับขี่ ใส่เลขที่ใบขับขี่ของผู้ขับขี่ คนที่2

1.14	เบอร์มือถือ ใส่เบอร์มือถือของผู้ขับขี่คนที่2

1.15	สาขาที่ส่งมอบ คือสาขาที่จะสามารถดึงใบยืนยันการเช่านี้ไปใช้งาน หากไม่กำหนดให้ถูกต้องสาขานั้นๆจะไม่สามารถดึงใบยืนยันราคานี้ไปใช้งานได้

กด Enter หรือคลิก

ด้านหลังช่องสาขาที่ส่งมอบ โปรแกรมจะแสดง Lookup สาขา

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกสาขาที่ต้องการ

1.16	สถานที่ส่งมอบ หากเป็นการส่งมอบรถนอกสถานที่ ให้ทำเครื่องหมาย ที่ช่องสถานที่ส่งมอบ แล้วพิมพ์สถานที่ใส่ในช่อง สถานที่ส่งมอบ

1.17	สาขาที่ส่งคืน เลือกสาขาที่ลูกค้าจะส่งรถคืน โดยทำตามขั้นตอนเดียวกันกับ สาขาที่ส่งมอบ

1.18	สถานที่ส่งคืน หากเป็นการส่งคืนรถนอกสถานที่ ให้ทำเครื่องหมาย ที่ช่องสถานที่ส่งคืน แล้วพิมพ์สถานที่ใส่ในช่อง สถานที่ส่งคืน

1.19	หมายเหตุ ใส่หมายเหตุระบุรายละเอียดที่ต้องการ (ถ้ามี)

1.25 กลุ่มรุ่น กด Enter หรือคลิก

ที่ช่องกลุ่มรุ่น โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการกลุ่มที่ระบุไว้ในใบยืนยันเสนอราคา

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการกลุ่มรุ่นที่ต้องการ

1.26	ค่าเช่าวันละ จะแสดงราคาเช่าต่อวันที่กำหนดไว้ตามกลุ่มรุ่นที่เลือก

1.27	ชม.ละ จะแสดงราคาเช่าต่อชั่วโมงที่กำหนดไว้ตามกลุ่มรุ่นที่เลือก

1.28	วันที่เริ่มเช่า ค่าเริ่มต้นระบบจะแสดงเป็นวันและเวลาปัจจุบันที่ทำรายการ (เปลี่ยนแปลงได้)

1.29	วันที่หมดสัญญาเช่า ค่าเริ่มต้นระบบจะแสดงวันและเวลาถัดจากวันที่เริ่มเช่า 1 วัน (เปลี่ยนแปลงได้)

1.30	ค่าเช่า...บาท/วัน ระบบจะดึงราคาจากกลุ่มรุ่นที่เลือกมาแสดง (สามารถคีย์เองได้)

1.31	ค่าเช่า...บาท/ชั่วโมง ระบบจะดึงราคาจากกลุ่มรุ่นที่เลือกมาแสดง (สามารถคีย์เองได้)

1.32	ส่งคืนล่าช้าได้...ชั่วโมง ระบบจะดึงข้อมูลจากกลุ่มรุ่นที่เลือก (สามารถเปลี่ยนแปลงได้)

1.33	ระยะเวลาเช่า...วัน...ชม. ระบบจะแสดงผลการคำนวณจากวันที่เริ่มเช่าและวันที่หมดสัญญาเช่า (เงื่อนไขเพิ่มเติม หากจำนวนนาทีมากกว่า 45 นาที จะคิดเป็น 1 ชั่วโมง)

1.34	ค่าเช่ารวม โปรแกรมจะแสดงผลการคำนวณโดยอัตโนมัติตามข้อมูลข้างต้น

1.35	ส่วนลด ใส่จำนวนส่วนลดที่จะให้ลูกค้า (ถ้ามี)

1.36	ค่าเช่าทั้งหมด โปรแกรมจะแสดงผลการคำนวณจากค่าเช่ารวม – ส่วนลด

แถบประกันและอุปกรณ์เพิ่มเติม

จะแสดงรายการประกันและอุปกรณ์ตามที่ได้สร้างไว้ในเมนู ข้อมูลรายการอุปกรณ์เพิ่มเติม ทำการตรวจสอบข้อมูลรายการให้เรียบร้อย ทำเครื่องหมาย

หน้าช่องรายการที่ต้องการ และเอาเครื่องหมาย

ออกในรายการที่ไม่ต้องการ จากนั้นกำหนดจำนวนและส่วนลดของอุปกรณ์ที่ลูกค้าต้องการเช่าให้ถูกต้องเรียบร้อย

ค่าเช่าทั้งหมดหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าเช่ารถหลังจากที่หักส่วนลดออกแล้ว

ค่าอุปกรณ์เสริมทั้งหมดหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าเช่าหลังหักส่วนลดของอุปกรณ์ที่ลูกค้าต้องการเช่า

ค่าประกันอุบัติเหตุหลังหักส่วนลด จะแสดงค่าประกันหลังหักส่วนลด

ค่าเช่าที่ต้องจ่ายทั้งหมด จะแสดงยอดรวมทั้งหมดของการยืนยันการเช่านี้

ผู้ทำรายการ จะแสดงชื่อผู้ใช้โปรแกรม

วันที่ทำรายการ จะแสดงวันที่ปัจจุบันขณะทำรายการ

สถานะ จะแสดงสถานะปัจจุบันของเลขที่บันทึกยืนยันการเช่านี้

1.37 ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน จากนั้นกด

ระบบบันทึกข้อมูล พร้อม Preview เอกสาร

2.	ขั้นตอนการค้นหาข้อมูล มีดังนี้

2.1	กดปุ่มค้นหา หรือ กดปุ่ม F5 บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลมาให้

สามารถค้นหาได้จาก วันที่ยืนยัน, เลขที่ PO, เลขที่ใบยืนยันราคา, เลขที่ใบเสนอราคา, รหัสลูกค้า, คำนำหน้า, ชื่อ, นามสกุล, กลุ่มรุ่นรถ และสถานะ พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาตามเงื่อนไขที่เลือก จากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการใบยืนยันเสนอราคา ดังรูป

2.2	เลือกข้อมูลที่จะค้นหา โดยดับเบิ้ลคลิก หรือ กด Enter ข้อมูลจะขึ้นมาให้ที่หน้าจอ

3.	ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูล มีดังนี้

3.2	กดปุ่มแก้ไข หรือ กดปุ่ม F3 บนคีย์บอร์ด แล้วแก้ไขข้อมูล (หากทำการอนุมัติการเช่าแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้)

3.3	กดปุ่มบันทึก หรือ กดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะบันทึกข้อมูลที่แก้ไขให้ หรือ กดปุ่ม Cancel (F6 บนคีย์บอร์ด) ถ้าไม่ต้องการแก้ไข

4.	ขั้นตอนการยกเลิกข้อมูล มีดังนี้

4.2	กดปุ่มยกเลิก หรือ กดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์การลบข้อมูล ดังรูป

4.3	ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การยกเลิก จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ

4.4	ถ้าทำการอนุมัติการเช่าแล้วจะไม่สามารถลบข้อมูลได้

5.	ขั้นตอนการพิมพ์ใบยืนยันการเช่า มีดังนี้

5.2	กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์ในการพิมพ์เอกสารซ้ำ ดังรูป

5.3 ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การพิมพ์เอกสารซ้ำ จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ

6.	ขั้นตอนการอนุมัติการเช่า มีดังนี้

6.2	กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์ในการอนุมัติการเช่า ดังรูป

6.3 ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การอนุมัติ จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ

- สถานะของใบยืนยันการเช่าจะถูกเปลี่ยนจาก “รออนุมัติการเช่า” เป็น “อนุมัติการเช่าแล้ว”

- หากยังไม่ได้ทำการอนุมัติการเช่า จะไม่สามารถดึงใบยืนยันราคาใบนี้ไปใช้ได้

7.	ขึ้นตอนการยกเลิกการรออนุมัติการเช่า มีดังนี้

7.2 กดปุ่ม

ระบบจะแสดงหน้าจอตรวจสอบสิทธิ์ในการยกเลิกอนุมัติการเช่า ดังรูป

7.3 ใส่ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน พร้อมทั้งหมายเหตุ การยกเลิก จากนั้นกด OK เพื่อยืนยันการทำรายการ

- สถานะของใบยืนยันการเช่าจะถูกเปลี่ยนจาก “อนุมัติการเช่าแล้ว” เป็น “รออนุมัติการเช่า”

- หากใบยืนยันการเช่านี้ถูกดึงไปใช้ทำสัญญาเช่าแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกการอนุมัติได้