บันทึกรับใบเพิ่มหนี้

       เมนูบันทึกรับใบเพิ่มหนี้ เป็นการบันทึกรับเอกสารเพิ่มหนี้จากผู้จำหน่าย สามารถดำเนินการได้ต่อเมื่อใบรับสินค้ามีการบันทึกรับใบกำกับภาษีจากผู้จำหน่ายแล้วเท่านั้น

ขั้นตอนการเปิดเมนูบันทึกรับใบเพิ่มหนี้

Img17-01

- เมนู “จัดซื้อ” > “บันทึกรับใบเพิ่มหนี้”

หน้าต่างเมนูบันทึกรับใบเพิ่มหนี้

Img17-02

ซึ่งประกอบไปด้วยเมนูต่างๆ ดังนี้

Img17-03

- ใบเพิ่มหนี้เลขที่ กรอกเลขที่ใบเพิ่มหนี้ตามเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย

- วันที่ออกใบเพิ่มหนี้ กรอกวันที่ตามเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย

- วันที่รายงานภาษี ให้ผู้ใช้เลือกวันที่รายงานภาษี

- ตัวเลือกรายงานภาษี เลือกหรือไม่เลือกรายงานภาษี

- ชื่อผู้จำหน่าย เลือกผู้จำหน่ายที่ออกใบเพิ่มหนี้

- เหตุผลการเพิ่มหนี้ เลือกเหตุผลการเพิ่มหนี้

- สาเหตุที่ออก ให้ผู้ใช้พิมพ์ระบุสาเหตุในการรับใบเพิ่มหนี้

- ประเภท แสดงข้อมูลตามเหตุผลการเพิ่มหนี้

Img17-04

- ลำดับ โปรแกรมจะลำดับใบกำกับที่เลือกมาทำรายการให้อัตโนมัติ

- ใบกำกับภาษีซื้อ ให้ผู้ใช้เลือกใบกำกับภาษีที่ต้องการจะนำมาดำเนินการลดหนี้ได้ในช่องนี้

- วันที่ในใบกำกับภาษี แสดงวันที่ตามที่ได้บันทึกไว้ในเมนูบันทึกรับใบกำกับภาษี

- มูลค่าเดิม+VAT แสดงมูลค่าของสินค้าเดิมที่รวมภาษีตามใบกำกับภาษี

- มูลค่าที่ถูกต้อง+VAT แสดงมูลค่าที่คำนวณใหม่ของสินค้าที่รวมภาษีหลังจากใส่จำนวนเงินที่เพิ่มหนี้แล้ว

- เพิ่มหนี้+VAT ใส่มูลค่าเพิ่มหนี้ที่รวมภาษีแล้วตามเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย

- VAT แสดงจำนวนภาษีจากยอดที่เพิ่มหนี้ในช่อง “เพิ่มหนี้+VAT”

- เพิ่มหนี้สุทธิ แสดงจำนวนเงินที่เพิ่มหนี้แบบไม่รวมภาษีคำนวณจากช่อง “เพิ่มหนี้+VAT”

- หมายเหตุ ผู้ใช้สามารถระบุหมายเหตุลงในช่องนี้

Img17-05

- ผู้ทำรายการ แสดงชื่อผู้ใช้งานที่ทำการบันทึกเอกสาร

- วันที่ทำรายการ แสดงวันที่ที่ทำการบันทึกเอกสาร

- สถานะ แสดงสถานะของเอกสารใบดังกล่าว

- ยอดเพิ่มหนี้ แสดงยอดเพิ่มหนี้ที่ไม่รวมภาษี

- ภาษีมูลค่าเพิ่ม แสดงอัตราส่วนของภาษีเป็น % และยอดภาษีเป็นจำนวนเงินที่คิดจากยอดเพิ่มหนี้

- ยอดรวมสุทธิ แสดงยอดเพิ่มหนี้ที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

กดปุ่มเพิ่ม เพื่อทำการป้อนข้อมูลเพื่อรับใบเพิ่มหนี้

กดปุ่มยกเลิก เพื่อยกเลิกรับใบเพิ่มหนี้ที่เคยบันทึกไว้

กดปุ่มบันทึก เพื่อต้องการยืนยันการบันทึกรับใบเพิ่มหนี้

กดปุ่ม Cancel เพื่อต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลเพื่อรับใบเพิ่มหนี้

กดปุ่มค้นหา เพื่อต้องการค้นหาข้อมูลใบเสร็จที่เคยบันทึกไว้

กดปุ่มปิด เพื่อต้องการปิดหน้าเมนูการทำงานบันทึกรับใบเสร็จ

ขั้นตอนการบันทึกรับใบเพิ่มหนี้

- กดปุ่ม

- ให้ผู้ใช้ทำการป้อนเลขที่เอกสารใบเพิ่มหนี้ที่ได้รับมาจากผู้จำหน่ายลงในช่อง “ใบเพิ่มหนี้เลขที่”

- ระบุวันที่ออกใบเพิ่มหนี้ลงในช่อง “วันที่ออกใบเพิ่มหนี้”

- ระบุวันที่รายงานภาษีลงในช่อง “วันที่รายงานภาษี”

- ทำเครื่องหมายถูกหน้าตัวเลือก “รายงานภาษี” หากบริษัทต้องการแจ้งลงในรายภาษีของบริษัท

- เลือกชื่อผู้จำหน่ายโดยการกดปุ่ม หลังช่อง “ชื่อผู้จำหน่าย” โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างค้นหา

Img17-07

- ดับเบิ้ลคลิกเลือกผู้จำหน่ายที่ต้องการในหน้าต่างค้นหาผู้จำหน่าย

- ให้ผู้ใช้เลือกเหตุผลในการเพิ่มหนี้โดยการคลิกปุ่ม หลังช่อง “เหตุผลการเพิ่มหนี้”

- ให้ผู้ใช้ระบุสาเหตุการรับใบเพิ่มหนี้ในช่อง “สาเหตุที่ออก” (ต้องระบุ)

- เลือกใบกำกับภาษีที่จะใช้อ้างอิงในการลดหนี้ขึ้นมาโดยการคลิกขวาในส่วนใบกำกับภาษีแล้วคลิกเลือกตัวเลือก “เพิ่มรายการ”

Img17-08

- แล้วให้ผู้ใช้กดปุ่ม เพื่อจะทำการค้นหาใบกำกับภาษี

Img17-09

- โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Look up เพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาใบกำกับภาษี ซึ่งสามารถค้นหาได้จากเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ, วันที่ในใบกำกับภาษีซื้อ, และจำนวนเงิน

Img17-10

- ให้ผู้ใช้ทำการเลือกใบกำกับจาหน้ารายการ

Img17-11

- แล้วจึงใส่มูลค่าเพิ่มหนี้ที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ลงในช่อง “เพิ่มหนี้+ VAT”

- ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมลงในช่อง “หมายเหตุ” (ถ้ามี)

- กรณีถ้าต้องการปัดเศษทศนิยมสามารถทำได้โดยการกดปุ่ม โปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

ให้ผู้ใช้ป้อน ชื่อผู้ใช้งาน และรหัสผ่านของผู้ที่มีสิทธิ์ในการแก้ไข

Img17-13

- หลังจากนั้นให้ผู้ใช้งานทำการตรวจทานข้อมูล เมื่อข้อมูลถูกต้องแล้วให้ผู้ใช้กดปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล

- เมื่อโปรแกรมบันทึกเรียบร้อยจะแสดงข้อความ “บันทึกข้อมูลเรียบร้อย”

Img17-14

ขั้นตอนการค้นหาใบเพิ่มหนี้

- ให้ผู้ใช้กดปุ่ม เพื่อทำการค้นหน้าใบเพิ่มหนี้ที่ได้เคยบันทึกไว้ โดยโปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Look up เพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสาร ซึ่งสามารถค้นหาได้จากเลขที่ใบเพิ่มหนี้, วันที่ออกใบเพิ่มหนี้, ชื่อผู้จำหน่าย, ยอดเพิ่มหนี้, และสถานะ

Img17-10

Img17-15

ขั้นตอนการยกเลิกใบเพิ่มหนี้

- ให้ผู้ใช้ทำการค้นหาใบเพิ่มหนี้ที่ต้องการยกเลิกขึ้นมา

- เมื่อค้นหาใบเพิ่มหนี้ที่ต้องการยกเลิกขึ้นมาแล้ว ให้ผู้ใช้กดปุ่ม เพื่อทำการยกเลิก

- โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความให้ผู้ยืนยันที่จะทำการยกเลิก ถ้ายืนยันให้ผู้ใช้กดปุ่ม “Yes” ถ้าไม่ต้องการดำเนินการยกเลิกให้กดปุ่ม “No”

Img17-16

- โปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างเพื่อตรวจสอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ป้อน ชื่อผู้ใช้งาน และรหัสผ่านของผู้ที่มีสิทธิ์ในการยกเลิกรายการ

Img17-13

- เมื่อโปรแกรมทำการยกเลิกเอกสารเรียบร้อยโปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความ “ยกเลิกข้อมูลเรียบร้อย” ให้ผู้ใช้กดปุ่ม “OK”

Img17-17