โปรแกรมรถเช่าระยะสั้น (Automobile Rental System – ARS)

เพื่อรองรับการบริหารงานสำหรับธุรกิจรถเช่าโดยเฉพาะ

โปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น
(Automobile Rental System – ARS)

โปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น เป็นระบบงานเพื่อรองรับธุรกิจการให้เช่ารถแบบผู้เช่าประสงค์ขับเอง เพื่อบริการให้กับลูกค้าที่มีความประสงค์เช่ารถระยะสั้น โดยเฉพาะประเทศไทยเป็นเมืองที่มีแหล่งท่องเที่ยวมากมาย ทำให้มีทั้งคนไทยและคนต่างประเทศที่ประสงค์ท่องเที่ยวไปตามจังหวัดต่างๆ สามารถเช่ารถ ณ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวได้โดยไม่จำเป็นต้องขับรถไปเองเป็นระยะทางไกลๆ ซึ่งระบบสามารถรองรับทั้งแบบลูกค้า Walkin หรือทำการเสนอราคาไปยังบริษัทต่างๆ ได้ด้วย อันเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า

ส่วนประกอบของโปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น

1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม เช่น ข้อมูลบริษัท กำหนดค่าเริ่มต้น กำหนดกลุ่มงานและขอบเขต ผู้ใช้โปรแกรม เป็นต้น

2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย

2.1 ข้อมูลลูกค้า เพื่อจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลของลูกค้า สามารถคีย์ข้อมูลใส่หรือดึงข้อมูลจากบัตรประชาชน และมีฟังก์ชันให้สามารถเลือกออกใบกำกับภาษีในนามบุคคลนั้นหรือในนามของบริษัทได้ อีกทั้งแยกกรณีเป็นลูกค้าต่างประเทศ ให้ออกเอกสารใบกำกับภาษีเป็นภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง เมนูข้อมูลลูกค้า

2.2 ข้อมูลทั่วไป ใช้เป็นฐานข้อมูลเบื้องต้น เพื่อนำไปใช้ในเมนูงานต่างๆ เช่น ข้อมูลจังหวัด ข้อมูลอำเภอ ข้อมูลธนาคาร เป็นต้น

2.3 ข้อมูลโปรแกรม เพื่อใช้สร้างเป็นฐานข้อมูลนำไปใช้ในเมนูต่างๆ เช่น

2.3.1 ข้อมูลเกี่ยวกับรถ เช่น ข้อมูลประเภทรถ ข้อมูลยี่ห้อ ข้อมูลรุ่น ข้อมูลสถานะรถ เป็นต้น

2.3.2 ข้อมูลเกี่ยวกับรายการต่างๆ ประกอบด้วย

• ข้อมูลรายการราคาเช่า ซึ่งสามารถแยกกำหนดเป็นราคาสำหรับลูกค้าทั่วไป หรือราคาสำหรับบริษัท โดยกำหนดค่าเช่าเป็นช่วงเวลาทั่วไป หรือช่วงเวลาวันหยุดต่อเนื่อง และราคาที่กำหนดเป็นการกำหนดราคาค่าเช่าต่อวัน รวมทั้งค่าปรับส่งรถล่าช้า

ตัวอย่าง เมนูข้อมูลรายการราคาเช่า

• ข้อมูลรายการอุปกรณ์เพิ่มเติม การเช่ารถมักมีอุปกรณ์เสริมเพิ่มเติมให้ลูกค้าเช่าเพิ่ม เช่น ที่นั่งเด็ก อุปกรณ์นำทาง เป็นต้น ซึ่งต้องมีการกำหนดราคาค่าเช่ามาตรฐานทั้งเป็นรายชั่วโมง และรายวัน เพื่อให้นำไปใช้ในหน้าเมนูงานต่อไป

ตัวอย่าง เมนูข้อมูลรายการอุปกรณ์เพิ่มเติม

• ข้อมูลรายการเครื่องมือและสิ่งอำนวยความสะดวก เป็นการสร้างข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในหน้าเมนูการทำสัญญา เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ไม่ต้องคีย์รายการต่างๆ ทุกครั้งที่ทำสัญญา ประกอบด้วย รายการเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่ติดกับรถ เช่น ชุดเครื่องมือประจำรถ เป็นต้น รายการเอกสารที่ต้องติดกับรถ เช่น สำเนาคู่มือทะเบียนรถ สำเนาประกันภัย เป็นต้น ซึ่งรายการต่างๆ เหล่านี้ต้องมีระบุในเอกสารสัญญา และให้พนักงานกับลูกค้าได้ตรวจสอบรายการก่อนการรับ-ส่งรถ

ตัวอย่าง เมนูรายการเครื่องมือและสิ่งอำนวยความสะดวก

• ข้อมูลอื่นๆ เช่น ข้อมูลค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังรับรถ ข้อมูลประเภทบัตรเครดิต ข้อมูลรายการใบเสนอราคา เป็นต้น

3. รายการรถเช่า สำหรับบันทึกรายละเอียดข้อมูลรถเช่าแต่ละคันที่มีภายในบริษัท เช่น ข้อมูลหมายเลขเครื่อง หมายเลขตัวถัง ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี เลขทะเบียน เป็นต้น

4. งานสัญญา เป็นหน้างานที่ต้องทำการบันทึกรายละเอียดสัญญา ซึ่งมีเมนู ดังนี้

4.1 เมนูตรวจสอบรายการสัญญาเช่า เป็นเมนูเพื่อตรวจสอบการทำสัญญาที่ถูกบันทึกเข้าระบบ จากทุกสาขา

4.2 เมนูบันทึกการจองรถเช่า สำหรับบันทึกรับการจองรถเช่าจากลูกค้า ระบุชื่อลูกค้า ระบุวันที่เริ่มเช่าถึงวันที่สิ้นสุดระบบจะคำนวณค่าเช่าทั้งหมดมาให้ตามอัตราค่าเช่าที่กำหนดไว้ รองรับการจองแบบมีวางมัดจำ หรือไม่วางมัดจำได้

4.3 เมนูการเสนอราคา การเสนอราคาก่อนทำสัญญาเช่า มีเมนูที่เกี่ยวข้อง คือ เมนูเสนอราคา เมนูยืนยันเสนอราคา เมนูยืนยันการเช่า ทั้ง 3 เมนูเป็นส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการเสนอราคาให้ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล เพื่อให้งานด้านการให้เช่ามีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนการจัดสรรรถได้

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบเสนอราคา

คลิกเพื่อดู ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา

ตัวอย่าง เมนูบันทึกยืนยันใบเสนอราคา

ตัวอย่าง เมนูบันทึกยืนยันการเช่า

คลิกเพื่อดู ตัวอย่างใบยืนยันการเช่า

4.4 บันทึกสัญญาเช่า สามารถดึงจากเมนูยืนยันราคาได้ หรือคีย์ข้อมูลรายละเอียดสัญญา ซึ่งหน้านี้จะประกอบด้วย ข้อมูลผู้เช่า รายละเอียดรถที่ต้องเช่า รายการเพิ่มเติม ราคาค่าเช่า (รับชำระเป็นบัตรเครดิตเท่านั้น) รวมทั้งระยะเวลาเช่า เมื่อบันทึกรายการที่เมนูนี้เสร็จ เอกสารจะไปแสดงที่หน้าเมนูตรวจสอบรายการสัญญาเช่า เพื่อให้พนักงานจัดเตรียมงานในขั้นตอนต่อไป

ตัวอย่าง เมนูบันทึกสัญญาเช่า

คลิกเพื่อดู ตัวอย่างสัญญาเช่า

4.5 ขั้นตอนการตรวจสอบรถ ประกอบด้วยเมนูบันทึกเพื่อจัดเตรียมรถให้พร้อมส่งมอบกับลูกค้าที่เช่ารถ โดยจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ เลขไมล์ ระดับเชื้อเพลิง สถานที่รับ-ส่ง และรายการอื่นๆ และแสดงรายการอุปกรณ์เสริมต่างๆที่ได้ติดไปกับตัวรถให้ตรวจสอบรายการ

เมื่อลูกค้านำรถมาส่งคืนจะมีเมนูตรวจสภาพ/รับคืนรถซึ่งจะมีรายละเอียดข้อมูลให้จัดเก็บและตรวจสอบรายการเช่นเดียวกัน พร้อมทั้งระบบจะคำนวณค่าปรับกรณีลูกค้าส่งรถล่าช้าให้อัตโนมัติ และผู้ใช้งานสามารถระบุค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมได้เองเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้า ทั้งนี้หากลูกค้าส่งคืนรถที่สาขาอื่นก็สามารถบันทึกรายการรับคืนรถที่สาขานั้นๆได้เช่นกัน

ตัวอย่าง เมนูตรวจสภาพ/ส่งมอบรถ

ตัวอย่าง เมนูตรวจสภาพ/รับคืนรถ

4.6 บันทึกรับคืนรถที่ส่งคืนต่างสาขา สำหรับบันทึกรับคืนรถที่ลูกค้าไปส่งคืนไว้ที่สาขาอื่น

5. บัญชีและการเงิน เป็นส่วนงานการออกใบกำกับภาษี และการตัดชำระลูกหนี้ ประกอบด้วย

5.1 บันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(เงินจอง) สำหรับบันทึกรับเงินจอง/เงินมัดจำ สามารถรับชำระด้วย เงินสด บัตรเครดิต หรือเงินโอน พร้อมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(เงินจอง)

5.2 บันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน สำหรับบันทึกรับเงินในกรณีลูกค้าทำสัญญาเช่า ต่อสัญญาเช่า หรือชำระเงินค่าปรับเพิ่มเติม ซึ่งสามารถบันทึกรายการรับเงินด้วยเงินสด บัตรเครดิต หรือเงินโอน พร้อมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินคลิกเพื่อดู เอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

5.3 การตัดชำระลูกหนี้บัตรเครดิต เป็นส่วนงานที่รองรับการตัดชำระลูกหนี้ตามบัตรเครดิตที่ลูกค้าใช้ตอนทำสัญญา และมีเมนูบันทึกใบกำกับภาษีที่ได้รับจากธนาคารเจ้าของบัตร หลังธนาคารโอนเงินเข้าบัญชีพร้อมการหักภาษี ณ ที่จ่ายและค่าธรรมเนียมการใช้บัตรต่างๆ ของแต่ละธนาคาร

ตัวอย่าง เมนูบันทึกตัดชำระลูกหนี้บัตรเครดิต

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบกำกับภาษีลูกหนี้บัตรเครดิต

5.4 เมนูอื่นๆ เป็นส่วนงานที่รองรับเรื่องการบันทึกใบแจ้งหนี้ บันทึกใบวางบิล บันทึกใบกำกับภาษี(จากใบแจ้งหนี้) และบันทึกรับชำระเงิน(ตามใบแจ้งหนี้) เพื่อให้สะดวกในการบริการลูกค้าที่เป็นกลุ่มบริษัท

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบแจ้งหนี้คลิกเพื่อดู ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบวางบิลคลิกเพื่อดู ตัวอย่างเอกสารใบวางบิล

ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบกำกับภาษี(ตามใบแจ้งหนี้)

ตัวอย่าง เมนูบันทึกรับชำระเงิน(ตามใบแจ้งหนี้)

6. รายงาน

• รายงานภาษีซื้อ/ภาษีขาย
• รายงานตรวจสอบรถพร้อมใช้
• รายงานตรวจสอบรายได้จากสัญญาเช่า
• รายงานตรวจสอบรถเช่า แสดงรายการรถทุกคันพร้อมสถานะการใช้งาน
• รายงานลูกหนี้ค้างชำระ ตามใบแจ้งหนี้