โปรแกรมขายรถ โชว์รูม (Motor Car System – MCS)

เพื่อรองรับการบริหารงานสำหรับธุรกิจยานยนต์โดยเฉพาะ

โปรแกรมขายรถ โชว์รูม
( Motor Car System – MCS )

โปรแกรมซื้อขายรถ เป็นโปรแกรมขายรถที่พัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้สำหรับการบริหารงานในการประกอบธุรกิจยานยนต์โดยตรง สามารถรองรับการจัดซื้อ การจ่ายเงิน การขายปลีกและขายส่ง การรับเงิน การจัดเก็บประวัติลูกค้า การควบคุมสต๊อก การออกเอกสารและรายงานต่างๆอย่างครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรที่ทำงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีความถูกต้องแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานประจำให้น้อยที่สุด ในขณะเดียวกันผู้บริหารก็สามารถใช้ประโยชน์เพื่อการบริหารและควบคุมดูแลกิจการของตนได้อย่างรัดกุมและมีประสิทธิภาพ

เมนูการทำงานเบื้องต้นของโปรแกรมซื้อ ขายสินค้า

1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม

1.1 กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการกำหนดเงื่อนไขในการจัดการบริหารงาน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในการใช้โปรแกรม

1.2 กำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น การใส่ User และ Password ก่อนเข้าใช้งานโปรแกรม ใส่ Password ก่อนการพิมพ์เอกสารซ้ำ หรือใส่ Password ก่อนเปิดใช้งานเมนู รวมถึงใส่ Password ในการยกเลิก/แก้ไข รายการต่างๆ เป็นต้น

1.3 กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานของแต่ละกลุ่มงานในการใช้งานเมนูต่างๆ รวมทั้งสิทธิ์ในการ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก หรือพิมพ์ข้อมูล โดยจะนำไปกำหนดกลุ่มงานให้กับผู้ใช้โปรแกรมแต่ละคนในลำดับต่อไป สามารถสร้างได้มากกว่า 1 กลุ่มงานตามความเหมาะสมและการจัดการภายในบริษัท

1.4 ผู้ใช้โปรแกรม ตั้งรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรมสำหรับการเข้าโปรแกรม และการใช้งานในเมนูต่างๆตามสิทธิของกลุ่มงานที่ถูกกำหนดไว้ในตัวผู้ใช้

2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู

2.1 การจัดเก็บข้อมูลผู้จำหน่าย และข้อมูลลูกค้า เก็บรายละเอียดต่างๆเพื่อใช้ในการซื้อ-ขาย และออกเอกสารในการทำธุรกิจ โดยโปรแกรมมีฟังก์ชันให้สามารถดึงข้อมูลชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ จากเครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานและลดการผิดพลาด

2.2 ข้อมูลรถรายคัน เก็บรายละเอียดข้อมูลรถแต่ละคัน รวมถึงรายการเอกสารการซื้อ การขาย ใบกำกับภาษีหรือ การโอน และข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้า

2.3 ข้อมูลโปรแกรม เป็นการสร้างฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบการทำงาน เช่น ข้อมูลหลักสินค้า ข้อมูลรายการของแถม ข้อมูลกิจกรรมขาย ข้อมูลรายการขายสินค้าอื่นๆ ข้อมูลรายรับอื่นๆ เป็นต้น

3. ระบบการสั่งซื้อสินค้า

3.1 สั่งซื้อสินค้าและวางเงินมัดจำ เป็นการสั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่าย สามารถสั่งซื้อได้มากกว่า 1 รายการ และกำหนดของแถมหรืออุปกรณ์เพิ่มเติมได้ ส่วนการวางเงินมัดจำสามารถเลือกประเภทในการชำระเงินได้

3.2 เคลียร์การสั่งซื้อและรับคืนเงินมัดจำ เพื่อไม่ให้รายการสินค้าค้างในใบสั่งซื้อ และเก็บข้อมูลการรับคืนเงินมัดจำ

3.3 รับสินค้าจากผู้จำหน่าย การรับสินค้าจากผู้จำหน่ายแยกออกเป็น 2 แบบ คือ

• บันทึกรับสินค้า เป็นการรับสินค้า 1 เอกสารต่อหลายรายการสินค้า หากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อมาทำใบรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถคีย์รายการสินค้าหรือนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ได้

• บันทึกรับสินค้า – สินทรัพย์(1 unit) เป็นการรับสินค้าแบบ 1 เอกสารต่อ 1 รายการสินค้าหากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อเพื่อนำมาทำการรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถคีย์ข้อมูลสินค้าได้

3.4 การเก็บข้อมูลเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย เช่น การชำระเงิน การรับใบกำกับภาษี การรับใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น

4. ระบบการสั่งซื้อและรับสินค้าแบบเช่าซื้อ(มีสัญญา) งานในส่วนนี้เป็นการสั่งซื้อสินค้าแบบมีสัญญาเช่าซื้อ สามารถกำหนดจำนวนงวด ค่างวด อัตราดอกเบี้ย เงินดาวน์ รองรับการผ่อนชำระแบบบอลลูน โดยระบบจะประมวลผลข้อมูลสัญญามาให้ตามที่กำหนดไว้ ซึ่งในการชำระเงินสามารถเลือกชำระได้แบบรายสัญญาหรือตามบริษัทที่ให้เช่าซื้อ

5. ระบบการล็อคสินค้า ใช้สำหรับการล็อคสินค้าเมื่อไม่ต้องการให้สินค้านั้นนำไปขายได้ เช่น ในกรณีที่มีการจัดงานออกบูธแล้วเอาสินค้าไปตั้งโชว์ตามที่ต่างๆ เพื่อให้ดูรายงานสินค้าคงเหลือได้ว่าสินค้าตัวไหนบ้างที่พร้อมขายและสินค้าตัวไหนบ้างที่ไม่พร้อมขาย

6. ระบบการขายสินค้า เป็นส่วนสำหรับรองรับงานด้านการขาย ประกอบด้วย

6.1 การจองสินค้า สามารถทำการจองสินค้าได้หลายรายการ มีทั้งจองสินค้าแบบระบุรายการและจองสินค้าแบบไม่ระบุรายการ และยังสามารถนำของแถมที่จัดกลุ่มไว้ มาใช้ในการจอง นำสินค้าอะไหล่มาทำการจองได้(กรณีที่ใช้โปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการ ร่วมด้วย) รวมทั้งสามารถตั้งค่าระบบให้รับชำระเงินมัดจำได้ทันทีเพื่อให้สะดวกกับการทำงานในขั้นตอนเดียว

6.2 การวางมัดจำ /คืนเงินมัดจำ สำหรับเก็บข้อมูลการวางเงินมัดจำของลูกค้าและการคืนเงินมัดจำให้กับลูกค้า

6.3 การขายสินค้า เป็นส่วนงานสำหรับรองรับการขาย เช่น ขายปลีก ขายส่ง และขายผ่านไฟแนนซ์ เป็นต้น (ไม่รวมงานขายที่ทางร้านจัดผ่อนเช่าซื้อ) เพื่อความสะดวกในการทำงานสามารถกำหนดค่าระบบให้ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายทั้งใบขาย ใบรับชำระเงิน ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ในขั้นตอนเดียวได้

• การขาย สามารถดึงรายการจากใบจองสินค้าไปทำการขายได้เลยและเงินมัดจำจะถูกหักกับราคาสินค้าในการขายสินค้าอัตโนมัติ เพื่อให้ลูกค้าชำระเงินค่าสินค้าที่เหลือจากการหักเงินมัดจำไปแล้ว กรณีที่ไม่มีการจองก็สามารถทำการขายสินค้าในหน้าบันทึกขายได้โดยตรง ทั้งนี้สามารถแยกการขายในแบบต่างๆ โดยเลือกใช้ได้จากกิจกรรมขายร่วมกับประเภทการขาย โดยระบบจะเก็บข้อมูลส่วนนี้ในการออกรายงานแยกการขายได้
• เลือกรายการอะไหล่มาทำการขายได้(กรณีที่ใช้ โปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการร่วมด้วย) รายการอะไหล่จะถูกตัดสต๊อกออกจากโปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการอัตโนมัติ
• เลือกรายการของแถม สามารถจัดกลุ่มรายการของแถมได้ เพื่อนำมาใช้ร่วมกับการขายสินค้า
• เลือกผู้แนะนำ สามารถเลือกผู้แนะนำมาได้ในกรณีที่การขายนั้นมีค่าใช้จ่ายให้กับผู้แนะนำ โดยระบบจะดึงข้อมูลนี้ไปรอทำรายการที่เมนูชำระเงินให้ผู้แนะนำ
• การขายสินค้าอื่นๆ รองรับการขายสินค้าอื่นๆร่วมด้วย โดยที่ไม่มีการตัดสต๊อกสินค้า

7. การกำหนดราคาขาย เป็นส่วนงานที่ช่วยให้ผู้บริหารหรือฝ่ายที่รับผิดชอบ สามารถกำหนดราคาขายสินค้าแต่ละรายการตามที่ต้องการ (เหมาะสำหรับสินค้ามือสอง หรือสินค้าที่มีการตกแต่งเพิ่มเติม) โดยระบบจะมีการตรวจสอบสิทธิ์ในการกำหนดราคา สิทธิ์ในการอนุมัติ ซึ่งเมื่อกำหนดราคาขายเรียบร้อย พนักงานขายสามารถดำเนินการขายสินค้าได้ในราคาที่ถูกต้อง

8. การรับชำระเงิน บันทึกรายละเอียดการชำระเงินในรูปแบบต่างๆ เช่น เงินสด เงินโอน เช็ค (กรณีใช้โปรแกรมบัญชีร่วม จะดึงข้อมูลเช็คเข้าระบบบัญชีเพื่อควบคุมงานเช็คได้) บัตรเครดิต เป็นต้น

9. โอนและรับโอนสินค้าระหว่างสาขา ใช้สำหรับรองรับงานโอนและรับโอนสินค้าในองค์กรที่มีหลายสาขา โปรแกรมสามารถทำการโอนสินค้า ไป – มา ระหว่างสาขาได้ โดยแบ่งการโอนออกเป็น 2 แบบ คือ

9.1 โอนระหว่างสาขา เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยใช้ฐานข้อมูลเดียวกันโปรแกรมจะทำการรับโอนให้อัตโนมัติ

9.2 โอนตัดสต๊อก เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยไม่ได้ใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน สาขาที่รับโอนจะต้องบันทึกการรับโอนด้วยตนเอง

10. เอกสารการขายต่างๆ ใช้สำหรับการบันทึกเอกสารต่างๆที่ออกให้กับลูกค้าได้แก่ การออกใบกำกับภาษีขาย การออกใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น โดยใบกำกับภาษีขาย สามารถแสดงเป็นรายงานภาษีเพื่อให้บริษัทนำรายงานไปใช้ดำเนินงานต่อไปได้

11. ระบบรายรับอื่นๆและบันทึกค่าส่งเสริมการขาย เป็นการทำรายการที่เป็นรายได้ นอกเหนือจากการขายสินค้า เช่น ค่าบริการต่างๆ ค่าส่งเสริมการขายจากการขายส่งไฟแนนซ์ และเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการใช้งานโปรแกรมสามารถให้เลือกรับชำระเงิน ออกใบกำกับภาษีและออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้ทันทีที่บันทึกรายรับอื่นๆ รวมทั้งสามารถออกใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้อื่นๆได้ด้วย และมีรายงานต่างๆที่เกี่ยวกับรายรับอื่นๆอย่างครบถ้วน เช่น รายงานรายรับอื่นๆ รายงานการรับเงิน รายงานยอดหนี้ค้างชำระ รายงานภาษีขายอื่นๆ เป็นต้น

12. รายงาน ใช้สำหรับการเรียกดูและพิมพ์รายงานต่างๆที่มีอยู่ในระบบทั้งหมดโดยแยกออกเป็นสองส่วนได้แก่

12.1 รายงานทั่วไป เป็นรายงานที่เกี่ยวกับข้อมูลต่างๆที่บันทึกไว้ในโปรแกรม เช่น

• รายงานการซื้อสินค้า

• รายงานการขายสินค้า
• รายงานสรุปยอดขายรวม
• รายงานประวัติการซื้อขายของลูกค้า

• รายงานการรับชำระเงิน
• รายงานสรุปยอดรับเงินสดและสรุปยอดตามใบขาย
• รายงานราคาสินค้าทั้งแบบขายปลีกและรวมทุกราคา
• รายงานกำไรขั้นต้น
• รายงานการรับ–จ่ายสินค้า
• รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า
• รายงานสินค้าคงเหลือ
• รายงานการโอนสินค้า
• รายงานการเปลี่ยนสถานที่เก็บสินค้า
• รายงานเอกสารทางทะเบียน และรายงานอื่นๆ

12.2 รายงานภาษีเป็นรายงานที่เกี่ยวกับภาษีซื้อและภาษีขายโดยตรง

• รายงานภาษีซื้อ

• รายงานภาษีขาย

• รายงานการออกใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้
• รายงานการรับใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้